Na podzim to v každém autoservisu vypadá podobně. Mechanici přezouvají jedno auto za druhým, zvedák se nezastaví a telefon na pultu zvoní pořád dokola. Kdo má ruce od oleje, k telefonu nejde. Zákazník, který se nedovolá, si termín na přezutí zarezervuje jinde. Proto přinášíme novinku: Virtual Receptionist se nyní dá zdarma propojit s Agendessa, rezervačním kalendářem pro servisy, salony a ordinace, a zapisovat zákazníky přímo do něj.
Co propojení dělá v praxi
AI recepční dosud uměla zvednout telefon, odpovědět na běžné otázky a předat požadavek na termín dál. Teď vidí přímo do kalendáře. Během hovoru se zeptá Agendessa, které časy jsou opravdu volné pro konkrétní úkon a konkrétního mechanika, nabídne je zákazníkovi a po jeho souhlasu termín rovnou zapíše. V kalendáři pak rezervace vypadá stejně, jako kdyby ji zadal váš kolega u pultu.
- Volné termíny v reálném čase. Žádný pevný seznam hodin. Agent počítá s délkou úkonu i s tím, kdo má zrovna směnu.
- Rezervace rovnou v kalendáři. Po potvrzení je termín v Agendessa s úkonem, časem i pracovníkem. Žádné lístečky, které musí někdo večer přepisovat.
- Přesuny a zrušení. Když zákazník nestihne přijet, agent najde jeho rezervaci, nabídne jiný čas nebo ji zruší. Vždy až po potvrzení zákazníkem.
- Stálí zákazníci poznaní podle čísla. Podle telefonního čísla agent ví, s kým mluví a kdy má další termín, takže se nemusí znovu vyptávat.
Smyšlený hovor z ostravského pneuservisu
Následující rozhovor je jen ilustrační příklad. Představte si menší autoservis v Ostravě se dvěma mechaniky, kteří v sezóně přezouvají od rána do večera.
Zákazník: Dobrý den, potřeboval bych přezout na zimní pneumatiky. Šlo by to tento týden, ideálně v pátek dopoledne?
Agent: Dobrý den, v pátek dopoledne máme volno v 8:30 a v 11:00. Který čas se vám hodí?
Zákazník: Raději v osm třicet, pak jedu do práce.
Agent: Zapisuji: pátek 8:30, přezutí na zimní pneumatiky. Hotovo, termín máte rezervovaný. Pneumatiky si vezete s sebou, nebo je máte uložené u nás?
Zákazník: Vezu si je. Díky, na shledanou.
Mechanik mezitím dotahuje kola u jiného auta. Nový termín uvidí v kalendáři, až bude mít chvíli. Časy, které agent nabízí, přicházejí z Agendessa v okamžiku hovoru, takže se dva zákazníci na stejný zvedák nezapíšou.
Propojení zdarma, předplatné Agendessa zvlášť
Propojení Virtual Receptionist s Agendessa nic navíc nestojí v tarifech Growth a Scale i v jejich verzích Omni. Hovory se počítají jako obvykle v rámci vašeho tarifu.
Samotná Agendessa je samostatný produkt: rezervační systém s objednávkami online, kartotékou zákazníků a připomínkami. Předplatné si sjednáváte zvlášť, přímo u nich. Pokud už ji v servisu používáte, nic neměníte. Stačí jeden API klíč.
Jak propojení nastavit ve 4 krocích
- Klíč v Agendessa. V Agendessa otevřete Nastavení, dále API a integrace, a vytvořte API klíč s oprávněním pro čtení, klienty a rezervace.
- Klíč do administrace. V administraci Virtual Receptionist zvolte Integrace, pak Agendessa, vložte klíč a klikněte na Test. Jakmile se objeví název vaší firmy, spojení funguje.
- Napojení agenta a zkušební hovory. Náš tým připojí hlasového agenta ke kalendáři a společně s vámi uděláme několik zkušebních hovorů.
- Ostrý provoz. Používejte číslo agenta, nebo na něj přesměrujte stávající číslo servisu. Celý den, nebo jen ve chvílích, kdy nikdo nemůže odejít od auta.
Podrobný popis toho, co agent v kalendáři vidí a smí, najdete na stránce o integraci s Agendessa.
Nejen pro autoservisy
Pneuservis je jen jeden příklad. Stejně to funguje všude, kde se zákazníci objednávají telefonem a personál nemá volné ruce: kadeřnictví, kosmetické salony, fyzioterapie, veterinární ordinace, stanice technické kontroly. Agent navíc odpovídá i v chatu na vašem webu, takže termín si sám zarezervuje i ten, kdo nerad telefonuje.
Časté otázky
Platím za propojení něco navíc?
Ne. V tarifech Growth a Scale je integrace zahrnutá. Platíte jen svůj tarif Virtual Receptionist.
Potřebuji předplatné Agendessa?
Ano. Agendessa je samostatný produkt a předplatné si objednáváte přímo u ní. Zdarma je pouze propojení obou služeb.
Mám tarif Essentials. Co s tím?
Essentials je určený pro jednoduché procesy bez napojení na jiné systémy. Pro Agendessa přejděte na Growth nebo Scale.
Co když je požadovaný čas obsazený?
Agent nabídne nejbližší volné termíny z kalendáře, se souhlasem zákazníka i u jiného mechanika. Rezervuje jen to, co je skutečně volné.
Funguje to i v chatu na webu?
Ano. Stejný agent v chatu na vašem webu termíny rezervuje, přesouvá i ruší.
Chcete slyšet, jak to zní? Zavolejte na naši demo linku a vyzkoušejte si agenta sami.